仕事が早い人の17の特徴と仕事が早くできるようになる9の方法
「もっと仕事が早くできるようになるにはどうすればいいのだろう」
「仕事が遅くて周りの人に迷惑をかけてしまい、申し訳ない…」
そのような悩みにお答えします。
会社で活躍するためには、「仕事を早くこなすこと」「納期を守ること」は非常に重要です。
仕事が遅くて、いつも納期がギリギリで、たまに納期が守れないこともある場合、取引先や同僚、上司からの信頼を失います。
信頼を失えば、新しい仕事や責任ある仕事を振ってもらえなくなります。
ですが逆に言えば、仕事を早くこなせて、納期もきちんと守れるようになれば、取引先や同僚、上司からも信頼されるということです。
すると、より大きな仕事を任せてもらえる機会も多くなり、会社で活躍でき、スキルアップや昇格昇給にも繋がるでしょう。
そこでこの記事では、以下の2つについてお伝えします。
- 仕事が早い人の17の特徴
- 仕事が早くできるようになる9の方法
実は仕事が早い人と仕事が遅い人の違いは、ほんのわずかな違いです。
仕事が早い人がやっているちょっとしたことを取り入れれば、あなたも仕事が早い人になれます。
ぜひ最後まで読んで、真似ができそうなものを探してみてください。
仕事が早い人の17の特徴
仕事が早い人の特徴は以下の17個です。
- 自分で仕事の優先順位をつけることができる
- 情熱を注げる仕事をしている
- デスク周りが綺麗で整理整頓が上手い
- メールやチャットは即返信
- 仕事を覚えるのが早い
- 仕事を早くする方法を常に考えている
- 周りの状況をよく見てよく理解している
- 指示を先読みしている
- 作業スピードやクオリティにこだわりすぎない
- 準備と段取りを徹底している
- 質問上手
- 完璧主義ではない
- 決断力がある
- 無駄なことに時間をかけようとしない
- 先延ばしにしない
- 仕事の全体像を把握している
- 期限ぎりぎりで仕事をしない
1つずつ詳しくお伝えしていきます。
1-1.自分で仕事の優先順位をつけることができる
仕事の早い人は、自分が持っている仕事に優先順位をつけて取り組むことが出来ます。
同じ出勤時間、退勤時間で働くのであれば、仕事が早い、遅いにかかわらず1日に使える時間は平等です。
だから「その日の決められた時間の中で何を優先的に行うか」は非常に重要です。
初めから1日の時間の中でどの仕事から片づけるかを決めておくと、仕事が始まってから何から始めるかを迷うことはなくなります。すると、迷う時間が無くなり、仕事をこなすスピードが早くなります。
一方、仕事が遅い人はその時に思いついた仕事から片づけようとしてしまうものです。そのような仕事の進め方をすると、どの仕事を片づけるかを考えることにも意外と時間がかかってしまいます。
進めている途中で「ああ、あれもやらなくちゃ」と別の仕事を思い出してしまい、集中力が切れてしまいがちにもなります。
頭の中で複数のことを同時に考えている状態を「マルチタスク」と言います。マルチタスクをしていると、生産性が40％低下するという研究結果もあります。
このことからも、仕事の優先順位を付けて、1つずつ確実にこなしていくことが、仕事が早い人になれると言えます。
1-2.情熱を注げる仕事をしている
自分の仕事に情熱を注げている人や、自分の仕事が好きな人は仕事が早い傾向にあります。
早稲田大学の研究では、仕事にゲームの感覚を取り入れて熱中できるようにし（ゲーミフィケーション）、仕事に情熱がある状態に近づけた結果、仕事へ向かう意識がポジティブになり、仕事の質も向上したそうです。
つまり、仕事に情熱を持って取り組むことによって、仕事が早くなると考えられます。
1-3.デスク周りが綺麗で整理整頓が上手い
仕事をするときに、必要な書類を探すのに時間がかかったといった経験はありませんか？
仕事が早い人は自分のデスクを常に整理整頓し、綺麗に保っている傾向にあります。
デスクを整理することで、探し物をする時間を減らすことができます。
1-4.メールやチャットは即返信
仕事が早い人はメールやチャット等をすぐに返信します。
なぜなら、仕事が早い人は、とにかく自分の手元に仕事を残さない事を意識しているからです。
自分で止まっている仕事が多ければ多いほど、仕事は遅れていきます。
だからこそ仕事が早い人は、レスポンスを早くすることを意識しています。
1-5.仕事を覚えるのが早い
仕事が早い人は、仕事を覚えることも早いです。
なぜなら、仕事が早い人は、その仕事が持つ意味や目的を理解し、逆算して物事を進めることができるからです。
すると、仕事の重要な点がわかり、やらなくても良いことを省きながら仕事を進める事ができます。
逆に仕事が遅い人は、その仕事のすべての情報を覚えようとします。その結果、覚える量が増え、仕事を覚えるのに時間がかかります。
仕事を覚えるのを早くするには、仕事で大事な部分を見抜くことが大切です。
1-6.仕事を早くする方法を常に考えている
仕事が早い人は、常に自分の仕事をいかに早くするかを常に考えています。
仕事が早い人の多くは初めから早くできたわけではありません。
「もっと効率的にこなせないか」「もっと仕組化を図れないか」など、仕事を早くする方法を常に考え、常に何かしらの方法を試して実践する事で、PDCAサイクルを回して仕事をこなしています。
そうすることによって少しずつでも仕事のスピードを上げる事ができた人が、結果的に仕事が早いと評価されるようになります。
1-7.周りの状況をよく見てよく理解している
仕事の中で、自分一人だけで完結できるものはそう多くはありません。
ほとんどの仕事は、周りの人の協力がなければ進まないものです。
だからこそ仕事の早い人は、常に周りの状況をよく見て、理解しようとしています。
あなたは「○○さんにこの仕事を明日中に終わらせてもらわないといけないのに、明日一日中出張じゃないか！」となって期日が守れなかった経験はありませんか？
仕事が早い人は「○○さんにこの仕事を頼みたいけどいつなら空いているかな」とスケジュールを確認し、「13時なら空いているみたいだから○○日の午前中までに自分の部分を終わらせよう」等と自分のスケジュールに組み込みます。
もちろん依頼する人に先に声をかけて、依頼する内容を予め伝えておく事も忘れません。
このように周りの状況を理解し、段取りを整えておくことで、仕事をスムーズに進めることができます。
1-8.指示を先読みしている
仕事は一つをこなしたら終わりになるものではありません。
ほとんどの場合、仕事を終わらせた先に、さらに別の仕事を行う事で先に進めることが多いでしょう。
仕事が早い人は、常に仕事を終わらせた先にある次の仕事を予想し、準備を怠りません。
上司に「次は○○をしてもらおうかな」と依頼される頃には「大体できてますよ」という返しをする準備ができているのが理想です。
1-9.作業スピードやクオリティにこだわりすぎない
仕事が早い人ほど、作業スピードや仕事のクオリティにこだわりすぎません。
作業スピードを早めれば早めるほど、仕事の完了は早くなります。
しかし、その分ミスをしてしまう可能性が高くなります。仕事でミスをすると、自分の手元に帰ってきて、結果的に仕事量が増えてしまいます。
逆に、クオリティを意識してこだわりすぎると仕事を進める手が止まりがちになり、処理スピードが落ちてしまいます。
だからこそ仕事が早い人は、作業スピードやクオリティにこだわりすぎず、けれども丁寧に仕事を進める事を意識しています。
1-10.準備と段取りを徹底している
仕事が早い人ほど、準備と段取りを徹底しています。
その仕事に何が必要なのか、いつまでに準備できそうなのかを逆算し、その仕事に備えることができます。
事前に備えているから、仕事に取り組み始めるスピードを早くできます。
1-11.質問上手
仕事が早い人は、分からないことがあっても動じることはありません。
分かっていそうな人にすぐに質問をすることができるので、すぐに解決して仕事を処理できるからです。
質問をすることは相手の時間を奪うことになるので、もしかしたら苦手かもしれません。
しかし、質問をしないで自分で考えていては、いつまでたっても仕事を終わらせることができず、結果的に周りへ大きな迷惑をかけてしまいます。
大きな迷惑をかけないためにも、遠慮せず質問し、まずは与えられた仕事を確実に進めることが大切です。
質問するのが苦手な場合は、闇雲に質問をするのではなく、「何を質問したいのか」「何が分からないのか」を一度まとめてから質問をするとよいでしょう。
まとめておくことで、相手に割いてもらう時間を最小限にし、分からない事を解決することができます。
1-12.完璧主義ではない
仕事が早い人は、「やってみてダメなら改善すればいい」という思考を持っており、とにかくスピードを重視しています。
だから、自分の行った仕事を早く関係する人に共有し、フィードバックを求めるように努めます。
そうやって他人の知恵を借りることで、仕事の完成度を上げることができることを知っている為、自分の業務を完璧に終わらせることにこだわりません。
こうして、仕事が早く、なおかつ完成度が高く仕上げることが出来ています。
1-13.決断力がある
仕事が早い人は、決断力に優れている場合が多いです。
仕事の優先順位を決める際にも、すぐに決めることが出来ます。
判断に時間をかけないからこそ、その分仕事に時間をかけることができ、仕事が早く終わります。
1-14.無駄なことに時間をかけようとしない
仕事が早い人は、何をやらないかの決断が早いため、一日の中で無駄な時間が少ないです。
無駄を積極的に省き、大事なことだけに時間を使うことで、仕事を早くこなすことが出来ています。
1-15.先延ばしにしない
仕事が早い人は、作業の先延ばしをしません。
たとえば、顧客から依頼された作業を行う場合を考えてみましょう。すぐに作業に着手することができれば、そのままスムーズに作業を行う事ができます。
しかし、依頼をもらってから2，3日後、もしくは1週間後に着手をした場合にはどうでしょうか。顧客から言われた事を思い出すのに、時間がかかるようになります。
すると、仕事のスピードも一気に落ちてしまいます。
優先順位の兼ね合いで後回しにする際にも、作業内容の骨組みを作るなど、少しだけでも作業しておく事が重要です。
内容を思い出しやすくしておくことで、どのような作業をするのかすぐに思い出すことができ、スムーズに作業に移れるようになります。
1-16.仕事の全体像を把握している
仕事が早い人は、仕事の全体像を把握しています。
全体像を把握していると、「今している作業は全体のどの部分にあたるのか？」「今している作業をこなすことで全体の何％の進捗になるのか」「全体をいつまでに終わらせる必要があるのか」を把握することができます。
そのため、仕事の段取りを整えて作業をすることができ、仕事を早く終わらせる事ができるようになります。
1-17.期限ぎりぎりで仕事をしない
仕事が早い人は、期限ギリギリで仕事をすることがないように調整しています。
期限ギリギリでこなす仕事は、焦りが出て、ミスが起こりやすくなります。
余裕をもって仕事をすることで、ミスの少ない丁寧な仕事をすることができます。
以上が「仕事が早い人の17の特徴」でした。
ほんのちょっとの心がけで、仕事が早い人になれます。
いきなりすべての特徴を真似するのは大変なので、まずはできそうなもの1つから試してみてください。
次は、仕事を早くできるようになる具体的な方法を9つお伝えします。
2.仕事が早くできるようになる9の方法
第2章では、「仕事が早くできるようになる9の方法」として以下の9つをお伝えします。
- 基礎的なPCスキルを身につける
- 各仕事の完了期限と1日の仕事のゴールを決める
- 一日の仕事の終わりに、翌日の仕事の準備をする
- 仕事が早い先輩や同僚のやり方をまねる
- 仕事が早い人にやり方を聞く
- 思い切って仕事を減らす
- 完璧主義を捨てる
- 無駄なことに時間をかけない
- 常に改善意識を持つ
1つずつお伝えしていきます。
2-1.基礎的なPCスキルを身につける
PCを使って仕事をしている場合、仕事を早く行うためには基本的なPCスキルの習得が不可欠です。
特にExcel、Word、パワーポイントの基本的な使い方はマスターしておくとよいでしょう。
Excelやパワーポイントはショートカットの活用により大幅な時間短縮を行う事ができます。
コピー＆ペーストだけではなく以下のサイトを参考として、自身の作業効率アップにつながりそうなショートカットを探してみてください。
2-2.各仕事の完了期限と1日の仕事のゴールを決める
仕事をするときには必ず期日の設定を行います。期日のない仕事はいつまでたっても終わらないからです。
どのような小さい仕事であっても、しっかりと完了期限を設けて行うように意識しましょう。
また、1日の中でどこまでを終わらせるかのゴールもしっかり決めるべきです。
そうすることでメリハリのある仕事を行う事ができます。
2-3.一日の仕事の終わりに、翌日の仕事の準備をする
仕事が終わったら、次の日の準備をしてから帰るようにしましょう。
次の日にどの仕事を行うのか、何の仕事が残っているのかを都度整理することで、次の日に出社したときに、何をしなければいけないのかが明確に分かります。
結果、すぐに仕事に取り掛かることができます。
2-4.仕事が早い先輩や同僚のやり方をまねる
仕事を早くする近道は、仕事が早い先輩や同僚がどのようにタスク管理をしているのか、どのように仕事を進めているのかをよく観察することです。
そうすることで自分が仕事を早く行う為に何が必要なのかおのずと明らかになります。
2-5.仕事が早い人にやり方を聞く
仕事が早い人を観察しても仕事を早くこなす方法がわからない場合は、直接聞くのも1つの手です。
仕事が早い人から見ても、仕事仲間が仕事を早くこなせるようになれば全体でスピードアップできるのがわかるので、もったいぶらずに教えてもらえるはずです。
2-6.思い切って仕事を減らす
努力をしてもどんなに頑張ったとしても、どうしても仕事が多くてすべてを終わらせることができない事も時にはあります。
すると、頭の中で「アレもやらなきゃ、コレもやらなきゃ」と考えてしまい、マルチタスク状態になることで仕事の効率が落ちてしまいます。
仕事が多すぎるときは、周りの人に仕事を頼むなど、仕事量の調整をしてみると、仕事のスピードが上がります。
2-7.完璧主義を捨てる
100%のものを1時間かけて出すよりも、80%のものを20分で出すほうが良い場合があります。
なぜなら、改善すべき点が早く分かるからです。一度仕事を完成させて上司や取引先、顧客に出してみないと、改善点はわかりません。
GoogleやAppleでさえ、頻繁にアップデートしています。
素早く出して、素早く改善していく、そのスピードを上げることがビジネスにおいては重要です。
最初から完璧な仕事をしようとするのではなく、改善しながら完璧を目指していく考え方を持つといいです。
ただし、取引先に提出する資料に誤字脱字が大量にある、といった致命的なミスは避けましょう。仕事のスピードを上げるのと、仕事が雑になるのは違います。
当たり前に必要なことは丁寧にやり、内容は後から煮詰めていくことが大切です。
2-8.無駄なことに時間をかけない
仕事を早くするには、資料作成で無駄にデザインにこだわるなど、無駄なことに時間をかけないようにすることが大切です。
何が重要かを見極めて、無駄なことを省くように意識しましょう。
どの作業が無駄なのかを判断するためには、次の3つの視点から考えると良いでしょう。
- それをしないことで顧客や周りに迷惑がかかるのか
- それをしないことで会社全体のやる気が削がれてしまわないか
- それをしないことで何かのリスクが高まらないか
無駄を排除し、徹底的に重要なことに時間を使うことで、仕事を早くこなせるようになります。
2-9.常に改善意識を持つ
仕事が早い人になるには、時間短縮につながる改善案を思いついたら、即実行することが大切です。
改善案を実行してみて、うまく行けば取り入れ、ダメなら別の案を試します。
何度も改善改良をすることで、必ず仕事を早くこなす方法が見つかります。
小さなことでも構いません。例えば「右利きだから、左側においてあったペンを右側におくようにした」のように小さなことでも、仕事が早くなることにつながります。
なので、「今日何か一つでも改善できないか？」と意識して仕事をしていきましょう。
以上が「仕事が早くできるようになる9の方法」でした。取り入れやすいものから取り入れてみてください。
まとめ
仕事が早い人の特徴は以下の17個です。
- 自分で仕事の優先順位をつけることができる
- 情熱を注げる仕事をしている
- デスク周りが綺麗で整理整頓が上手い
- メールやチャットは即返信
- 仕事を覚えるのが早い
- 仕事を早くする方法を常に考えている
- 周りの状況をよく見てよく理解している
- 指示を先読みしている
- 作業スピードやクオリティにこだわりすぎない
- 準備と段取りを徹底している
- 質問上手
- 完璧主義ではない
- 決断力がある
- 無駄なことに時間をかけようとしない
- 先延ばしにしない
- 仕事の全体像を把握している
- 期限ぎりぎりで仕事をしない
また、具体的に以下の9つのことを実行することで、仕事が早い人になれます。
- 基礎的なPCスキルを身につける
- 各仕事の完了期限と1日の仕事のゴールを決める
- 一日の仕事の終わりに、翌日の仕事の準備をする
- 仕事が早い先輩や同僚のやり方をまねる
- 仕事が早い人にやり方を聞く
- 思い切って仕事を減らす
- 完璧主義を捨てる
- 無駄なことに時間をかけない
- 常に改善意識を持つ
仕事が早くできるようになることで、スキルアップでき、会社からの評価も高めるチャンスも増えます。
まずはどれか1つでいいから試しにやってみて、その後にまたこの記事を読んで、次は2つ目を試してみる。2つ目を試したら、またこの記事を読んで3つ目を試す。
そうやって、どんどん仕事が早い人になっていきましょう。
